Coordinación entre áreas

Vivimos en un mundo que se va haciendo cada vez más complejo, con un dinamismo y flexibilidad sin parangón en la historia de la humanidad. La obsolescencia de la tecnología y el conocimiento se hace cada vez más rápida.

En este contexto, ha surgido en el mundo la necesidad de lograr altos grados de especialización profesional. Esta formación especializada es útil en tanto provee de competencias singulares a los profesionales y técnicos preparando personal altamente calificado para el desempeño de determinadas tareas o en ámbitos específicos. Sin embargo, este fenómeno también lleva implícito severos riesgos.

Especialización v/s Coordinación
Personal especializado es capaz de solucionar problemas más difíciles y desarrollar proyectos más desafiantes, pero si la empresa en que se desempeñan no promueve una cultura de cooperación y coordinación entre áreas, el funcionamiento especializado lleva, generalmente, a una falta de entendimiento y comprensión de las necesidades y lógicas de operación de áreas ajenas a la propia.
En la experiencia de CREDAM Consultores son múltiples los casos de empresas que poseen severas dificultades de coordinación interna, siendo ésta una dimensión que frecuentemente aparece como preocupante en los estudios de clima laboral. Esta experiencia es consistente con diversos estudios que muestran que este es un fenómeno creciente en el mundo empresarial. ¿Ha oído hablar de pugnas entre las áreas Comercial y de Producción? ¿Ha escuchado al personal de un área hablando respecto de la poca visión o criterio que tiene el personal de otra? ¿Ha visto como distintas áreas se entran en discusiones para decidir a que centro de costo cargar determinado ítem, rehecho o devolución? Estos casos son sólo algunos ejemplos de la falta de entendimiento entre distintas áreas y de la crisis de coordinación que se genera cuando se exacerban la especialización de los trabajos, los resultados independientes de cada área y no se promueven metas colectivas.

¿Qué determina los grados de coordinación en una empresa?

El grado de coordinación entre áreas es un resultado de la cultura organizacional, de los sistemas de administración, de las políticas de incentivos y evaluación y de la calidad de la comunicación al interior de la organización.
Muchas veces se habla de mejorar la coordinación y de resolver los problemas entre áreas, pero se mantienen una serie de sistemas de evaluación e incentivos dirigidos a medir sólo los resultados individuales o de las áreas por separado, sin fijar metas colectivas. Otras veces, distintas gerencias funcionan como feudos o parcelas donde se recela el compartir información y existen rivalidades o desconfianzas con otras gerencias. En otros casos, se generan reuniones de coordinación, pero sólo a altos niveles de decisión, realizando definiciones que generan problemas en los niveles operativos.

¿Qué hacer para promover la coordinación entre áreas?

Si bien, no existen “recetas de cocina” que funcionen para todos los casos y en cada empresa se debe analizar cuáles son los factores que potencian o mantienen las problemáticas, acá mostramos una serie de consejos, que a partir del conocimiento científico y en nuestra experiencia profesional, se han mostrado útiles:
1. Difunda ampliamente la Misión de su empresa: la Misión fija un norte común, definiendo una finalidad última de las distintas acciones de las áreas y personal de la compañía. Al otorgarle importancia y difusión a su Misión, Usted puede apelar a ella por sobre los objetivos específicos de cada área.
2. Promueva una cultura de “Orientación al Cliente Interno” o de “Calidad en el Servicio”: fomentar una conciencia de cooperación, colaboración y complementariedad en las funciones de las personas y las áreas de la empresa redunda en menores conflictos y en una mayor apertura para llegar a acuerdos satisfactorios entre áreas.
3. Realice cursos/talleres de Calidad en el Servicio con personal de distintas áreas: junte a personas de distintas áreas en talleres de trabajo interactivo para que se conozcan entre ellos, comprendan sus distintas lógicas de funcionamiento, planteen soluciones integrales a problemas operativos transversales que afectan su rendimiento y productividad.
4. Promueva las reuniones operativas entre distintas áreas: es necesario que las jefaturas de niveles operativos (y no sólo los gerentes) se reúnan periódicamente para planificar en conjunto, solucionar problemáticas, prever dificultades y plantear oportunidades de mejora. Es a nivel operativo donde se generan la mayor cantidad de dificultades cotidianas.

Rodrigo Malandre G.
Psicólogo
Jefe de Proyectos CREDAM Consultores

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